Tout propriétaire d’entreprise qui souhaite mettre en œuvre une stratégie commerciale de haute qualité doit disposer d’un formulaire et de suivi. Vous devez avoir un réservoir de prospects tout en veillant à entretenir une bonne relation avec les leads existants et les clients. Un tableau de suivi et de prospection est donc devenu un must pour assurer la bonne gestion de votre projet.
Définition d’un tableau de prospection
Un bon suivi est essentiel pour bien comprendre les besoins, ainsi que les opportunités des clients et des prospects. Grâce à un tableau de bord, vous pouvez organiser cela et de garder un résumé de tous les contacts avec les prospects et clients. Il vous guide également et vous aide à organiser la prospection. Dans un tableau Excel, vous disposez d’une carte d’itinéraire pour la navigation tout au long de l’année. De plus, vous pouvez hiérarchiser facilement les opérations en fonction du potentiel, de l’importance et de l’urgence du client.
Comment remplir le tableau ?
Vous devez mettre dans le tableau de suivi tous les postes et les formules nécessaires pour qu’il fonctionne comme un CRM. Il est important d’intégrer les éléments et données importants comme le contact et coordonnée du client, l’importance du client, le potentiel de client, le segment dans lequel le client se trouve. Vous devez également inclure la source par laquelle le prospect a été trouvé, la date de la prochaine action avec le client ainsi que le statut de vos actions. N’oubliez pas de mettre vos commentaires sur chaque client potentiel. Avec ce tableau, vous n’allez plus oublier de rappeler un client potentiel qui vous a donné une carte de visite. Organisez bien et hiérarchisez vos activités commerciales et concentrez-vous sur le potentiel réel.
Il est indispensable d’avoir un plan de prospection commerciale excel, surtout si vous souhaitez réaliser vos objectifs de vente. Cet outil vous permet également de réactiver votre performance commerciale.
Quelles sont les grandes étapes pour créer un plan de prospection commerciale ?
Les commerciaux les plus efficaces utilisent toujours cet outil pour améliorer leur chiffre d’affaires. Vous devez prendre en compte que sans un plan de prospection, vous ne pouvez pas réussir votre action de prospection.
Définir la vision de l’entreprise
Avant de déterminer vos objectifs, vous devez en premier lieu définir la vision de votre entreprise. Cette dernière n’est pas une tâche à négliger, bien au contraire, c’est la plus importante. Cela permet de vous rappeler la vision à laquelle votre entreprise adhère, afin que vous puissiez travailler en cohésion pour atteindre l’objectif. En tant que commercial, vous devez l’avoir en tête pour vous motiver.
Il est essentiel de poursuivre une vision d’entreprise inspirante et audacieuse, en particulier pour les ventes réussies en temps de crise. Il faut insister sur l’audace pour que la vision de votre entreprise prospection définisse votre contribution à la société et l’impact de votre poursuite d’idéaux. C’est la seule partie de votre plan d’action commercial, et vous pouvez mettre de côté la réflexion pragmatique. Cette étape est la base de votre motivation et faire de votre mieux dans chaque action de prospection.
Fixer des objectifs
Vous pouvez utiliser l’acronyme SMART pour fixer vos objectifs, c’est-à-dire, spécifique, Mesurable, Atteignable, Relavant et Temporellement défini. Il est aussi recommandé de choisir un Excel de plan d’action commercial pour définir vos prévisions et surtout des objectifs de l’année sur une base mensuelle. Avec un tableau, vous pouvez appréhender mieux les actions à mettre en place pour donner de la valeur à votre travail quotidien. Vous devez vous assurer que votre objectif est ambitieux et surtout suffisamment réaliste.
Faire le point sur votre situation chaque mois est très important. Cette technique est idéale pour que vous puissiez améliorer votre plan de prospection commerciale. Vous pouvez redoubler d’efforts sur les points qui ont été plus lucratifs, et diminuer ou annuler ceux qui ne sont pas rentables. Cela vous permettra également de vérifier la pertinence des pratiques commerciales et de voir si vous devez modifier la priorité. Afin de maximiser l’efficacité de votre plan d’action commercial, il est également nécessaire de réaliser des rapports trimestriels, semestriels et annuels à partir d’un diagnostic de votre entreprise.
Constituer un fichier prospects
Un fichier prospect est un outil qui permet de lister les clients potentiels et d’organiser chaque mission de prospection, ainsi de gérer les actions de suivi des contacts. Il faut que votre fichier soit de qualité, c’est la base. Vous devez éviter les mauvais nomsou adresse électronique erronée, car ils peuvent vous faire perdre du temps, surtout si vous êtes en phase d’action. Il faut être attentif à la qualité des sources et informations. Lorsque le contact provient d’un formulaire sur un site, vous devez bien vérifier. Il est important d’insérer strictement les champs nécessaires afin que les contacts conservent de bonnes qualifications. La pertinence de vos dossiers de prospection est en jeu.
Bien gérer le fichier
Selon les spécificités de votre activité, il est intéressant de définir le cycle de changement du statut de votre client potentiel. Ainsi, vous pouvez cibler et répartir qualitativement vos efforts commerciaux.
Pour assurer la gestion de votre relation commerciale et faire du suivi, vous pouvez opter pour le fichier de prospection sur un tableau Excel. Il est aussi possible d’accéder à des logiciels en ligne qu’est le CRM. Il existe des outils payants, les utilisateurs doivent payer d’une centaine d’euros par mois. Mais il y en a également des logiciels gratuits, mais quel que soit votre choix, le CRM peut gérer facilement votre fichier. Avec ce logiciel, vous avez la possibilité de créer des fichiers, de faire des recherches avancées, d’ajouter des champs personnalisés, lier des notes ou des rapports, gérer des devis et des appels, intégrer aux réseaux sociaux, partager des contacts et bien d’autres.
Si vous démarrez ou que vous disposez d’un petit budget, vous pouvez choisir l’Excel comme un tableau bord commercial. Il est aussi possible d’utiliser Outlook pour que vous puissiez gérer vos appels et assurer un suivi. Ces deux outils peuvent faire office de petit CRM.
